PUBLIC RELATION ONLINE

1.1    Sejarah Public Relation Online

Sejak tahun 1990-an, media online muncul menjadi media baru yang sangat kuat di dunia. Internet telah hampir menjadi sinonim dari sebuah konsep media baru saat ini. Perusahaan-perusahaan berlomba-lomba memajang produk dan jasanya di situs internet. Ribuan perusahaan pemula menempatkan diri mereka di Banner Ads, sebuah iklan kecil di halaman situs. Mereka memajang produk dan jasa mereka, dari mulai industri besar hingga industri rumah tangga, dari produk teknologi komputer Hewlett-Packard hingga Bika Ambon Medan. Stasiun-stasiun penyiaran menampilkan berita dan feature-nya dalam berbagai format video di situs internet. Hampir semua surat kabar, majalah dan jurnal-jurnal telah merangkul media online dalam menarik perhatian dunia untuk melirik dan bergantung kepada sajian informasi yang mereka letakkan di situs sebagaimana berita-berita cetakan terkini dimuat.

1.2    Tujuan dan Fokus E-PR

a.       Tujuan

·         Untuk mempercepat penyampaian informasi

·         Untuk memberikan respon yang cepat terhadap permasalahan yang muncul

·         Untuk memperluas publik.

b.      Fokus

·         Membidik media online dan mengadakan kerjasama dengan mereka untuk menyampaikan pesan-pesan PR

·         Media online yang sifatnya lokal, regional maupun internasional

1.3    Perbedaan Antara Public Relation Online dan Public Relation Offline

Esensi dari Public Relations adalah menyampaikan informasi dan esensi dari Online Public Relations adalah percepatan informasi. Beberapa hasil riset menunjukkan beberapa hal yang terjadi di perusahaan berkaitan dengan adanya penggunaan media online/internet di operasional perusahaan. Hasil riset MCI Communication Corporation yang dipimpin oleh The Institute for Public Relations, menyebutkan antara lain:

1.      Ada banyak pemanfaatan internet yang benar di dalam perusahaan antara lain untuk kepentingan marketing, perekrutan pegawai, hubungan finansial, dan riset Internet, termasuk intranet dan eksternet, mampu mengubah bagaimana sumber-sumber komunikasi/PR menyebar di perusahaan

2.      Internet telah mengubah cara banyak perusahaan dalam menangani kontak pers dan kegiatan yang berhubungan dengan media relatios

Public relation online adalah kegiatan PR yang berhubungan dengan media, komunitas dan public yang ada dalam channel-channel internet. Hal ini termasuk search engines, blogs, news search, forums, discussion threads, social networks dan alat komunikasi online lainnya. Reputasi dan manajemen merupakan fokus utama dalam PR online. Sedangkan public relation offline memiliki konsep yang sama dengan PR online hanya saja medianya menggunakan media cetak, radio, atau televisi, meskipun ada beberapa dari media internet yang termasuk dalam public relation ‘online’ yang ‘offline’.

Perkembangan PR baik sebagai ilmu maupun profesi sangatlah berkaitan dengan perkembangan teknologi komunikasi. Pengaruh teknologi komunikasi terhadap PR dapat berbentuk sebagai alat/media PR ataupun bentuk baru dari kegiatan PR, yang memunculkan istilah Net PR, PR online, dan nama lain bentuk kegiatan atau bidang kajian PR dalam dunia maya. PR sebagai ilmu ataupun sebai profesi menjadi sesuatu yang tidak bisa dipisahkan dengan tekhnologi komunikasi baru yang bernama internet.

1.4    Kelebihan dan Kelemahan PR Online

Internet, sebagaimana media lainnya, memiliki potensi keuntungan dan kelemahan dalam penggunaannya. Keuntungan dan kelemahan internet antara lain ditunjukkan dalam table. Berikut Potensi Keuntungan Penggunaan Internet

Keuntungan

Kelemahan

·         Jangkauan secara global/dunia ·         Mempertinggi kekuatan Public Relations ·         Banyaknya informasi yang tersedia ·         Mengembangkan investor relations ·         Mempertinggi kontak dengan media Mempertinggi pengaruh manajemen ·         Riset lebih murah ·         Biaya rendah dengan adanya email ·         Akses yang mudah ·         Biaya efisien, menghemat secara finansial ·         Informasi ter-update dan actual ·         Keuntungan yang kompetiitf ·         Menghemat kertas ·     Kontak dengan media lebih mudah dilakukan

·            Terlalu banyak hype ·            Isi yang tidak dapat dikontrol ·            Tidak beraturan ·            Perlu biaya untuk maintenance ·            Lamban untuk online ·            Terlalu banyak email ·            Membuang waktu ·            Terlalu kacau ·            Terlalu terbuka/open ·            Terlalu dikendalikan pasar

1.5    Beberapa cara bagaimana perusahaan atau organisasi dapat merangkul internet sebagai sebuah alat komunikasi dan memasukkannya ke dalam strategi Marketing dan Public Relations perusahaan:

1.      Mengenali internet sebagai sebuah “high-speed media outlet”.

Selama bertahun-tahun, Public Relations hanya mengandalkan 2 media yaitu printing/cetak dan broadcasting/penyiaran. Namun sejak tahun 1990-an, internet menjadi media ketiga, dan kini mencakup hampir melampaui kedua media sebelumnya. Bisa dikatakan semua surat kabar, majalah dan jurnal-jurnal memiliki situs dimana mereka meletakkan edisi cetakan mereka sebagaimana pemuatan berita-berita terkini. Bahkan stasiun-stasiun penyiaran menempatkan berita dan feature-nya secara segmentif dalam berbagai format video.

Sebagai tambahan, layanan jaringan internet menawarkan berita-berita secara cepat, membuat internet sebagai sumber paling update (terkini) dunia, nasional, bisnis, finansial dan lain-lain. Dengan cakupan internet sebagai media Public Relations ketiga, seorang Public Relations Officer dapat meningkatkan jangkauan medianya dan menciptakan profile yang lebih tinggi kepada perusahaannya.

2.      Menggunakan layanan jaringan internet untuk mendapatkan pemberitaan press release yang lebih luas

Melalui sebuah layanan jaringan internet seperti BusinessWire, Internet Wire, PR Newswire dan lain-lain, informasi dari perusahaan dapat diakses oleh jutaan orang di seluruh dunia yang melakukan surfing internet. Tidak peduli bagaimana seberapa hati-hati Public Relations Officer memasang releasenya, penggunaan internet perlu dipertimbangkan demi keuntungan perusahaan. Ketika memasang sebuah release di layanan jaringan internet, putuskan kemana ia akan dipasang. Layanan ini dapat mendekatkan distribusi release perusahaan dan memastikan bahwa informasi yang dikirim sampai kepada target publik.

Tambahan lagi, layanan-layanan ini memiliki kontak dengan situs-situs besar seperti AOL, Yahoo, dan MSN. Ini menjamin pemasangan release berada pada tempat yang istimewa. Meskipun ini berarti menciptakan jangkauan perusahaan yang lebih luas, namun itu juga berarti bahwa seorang Public Relations Officer harus melihat dengan hati-hati pada apa yang dikatakan di dalam release tersebut.

3.      Menggunakan layanan yang menyediakan kerahasiaan jangkauan perusahaan sebaik jangkauan yang diterima kompetitor di internet.

Menemukan situs yang meliput press release perusahaan Anda terkadang menyulitkan Anda, baik yang telah didistribusikan melalui sebuah layanan jaringan internet atau secara in-house. Anda bisa saja mencarinya sendiri, tapi bisa makanwaktu berjam-jam. Atau Anda bisa meminta orang lain melakukannya untuk Anda.

Kebanyakan layanan jaringan internet menyediakan daftar pilihan situs untuk memasang release yang khusus. Pilihan lain adalah layanan monitor internet seperti eWatch™ yang bukan hanya memberitahukan situs mana yang memasang release Anda, namun juga semua jenis peliputan berkenaan dengan perusahaan Anda di seluruh jaringan internet dunia. Misalnya, eWatch™ memberitahu Anda situs-situs berita yang menulis tentang perusahaan Anda, penulis mana yang meliput industri Anda, konsumen mana dan komunitas investor mana yang berbicara tentang perusahaan Anda, dan apa yang dikatakan kompetitor tentang perusahaan Anda.

4.       Menggunakan situs sebagai alat komunikasi informasi

Situs perusahaan adalah sebuah portal dunia bagi perusahaan tersebut, dan karena itu harus didesain dengan semestinya. Situs perusahaan mungkin merupakan alat marketing dan public relations terbaik yang ada saat ini. Kebanyakan reporter akan menanyakan apakah perusahaan memiliki sebuah situs dimana mereka dapat melihat berita-berita atau informasi secara cepat, berbeda dengan release yang disediakan dalam lembaran kertas yang dikirim melalui surat.

Hal yang sama berlaku juga bagi setiap orang, termasuk dari investor kepada prospek klien yang tertarik untuk mencari tahu tentang perusahaan Anda. Karenanya situs perusahaan harus menyampaikan pesan dan citra organisasi yang mempresentasikan perusahaan dengan tepat kepada dunia. Pesan dan citra perusahaan harus didesain dengan daya akses informasi yang mudah, khususnya bagi pemakai internet pemula. Situs harus berisi press kit dan press release yang baik selayaknya sebuah berita mempublikasikan perusahaan. Jangan lupa pula pentingnya informasi kontak yang dapat dihubungi. Ini penting untuk mereka yang ingin lebih mengenal atau memiliki pertanyaan sesuai dengan sistem, produk atau jasa yang disediakan perusahaan.

5.       Menggunakan e-newsletters sebagai alat marketing

Cara terbaru untuk menembus e-waves adalah e-newsletter. Banyak publikasi dagang, surat kabar, dan situs-situs berita menciptakan e-newsletters yang menyuplai anggotanya dengan berbagai berita terkini untuk sebuah industri yang khusus secara harian atau mingguan. Pertimbangkan bagaimana Public Relations Officer dapat menggunakan sebuah e-newsletter sebagai sebuah alat komunikasi langsung kepada target publik perusahaan. Dalam hal ini, Public Relations Officer dapat menggunakan e-newsletter untuk menginformasikan kepada konsumen perusahaan yang sudah ada, atau sebagai sebuah prospek baru tentang perkembangan perusahaan. Buatlah dalam tampilan yang menarik dan mudah bagi penerimanya untuk berkomunikasi dengan perusahaan.

1.6    Public Relation Online dan Promosi

Dalam strategi marketing, perusahaan harus memiliki strategi secara keseluruhan dan memilih dengan tepat apa saja yang dapat digunakan untuk mendukung tujuan bisnis. Meskipun dengan penggunaan internet yang dapat memberikan banyak keuntungan, tidak berarti para praktisi PR lantas menyepelekan media lainnya. Media selain internet tetap menjadi bagian terpenting dalam melakukan penyebaran berita atau informasi PR. Oleh sebab itu, banyak perusahaan yang memilih untuk menggunakan PR online dan offline demi tercapainya target. Jika suatu perusahaan memiliki berita yang ingin dibagi dengan public, terkait hubungannya dengan reputasi perusahaan, maka penggunaan PR online akan sangat membantu untuk mempercepat penyampaian kepada public. Dengan menggunakan blog perusahaan misalnya, atau dengan menulis pada social network perusahaan, maka penyampaian berita itu akan sangat cepat menyebar. Namun tidak menutup kemungkinan dengan menggunakan PR offline penyampaian berita itu akan menjadi lebih lama tersebar dikarenakan PR offline tidak cepat berubah.

Segala kemudahan yang ditawarkan PR online tidak lantas lepas dari masalah. Beberapa masalah muncul karena adanya perubahan drastis antara PR ‘lama’ dengan PR online. Penyesuaian PR online memaksa untuk merubah PR lama menjadi lebih modern dengan PR online akibat banyaknya penggunaan PR online pada zaman sekarang. Untuk itu perlulah dipelajari bagaimana memformat ulang PR ‘lama’. Bagaimana merubah PR yang dahulunya hanya merupakan komunikasi satu arah menjadi komunikasi dua arah, dan yang dapat melakukan kampanye interaktif. Cara untuk beradaptasi dari perubahan PR ‘lama’ menjadi PR baru adalah sebagai berikut :

·         Menyadari kebutuhan konsumen untuk berkomunikasi dengan anda. Dengan tersedianya media untuk berkomunikasi dan berhubungan, para konsumen pastilah mengharapkan anda untuk online dan berinteraksi dengan mereka. Dengan media yang sudah banyak tersedia, hal ini akan menjadi lebih mudah untuk dipraktekkan. Adanya twitter, Facebook, LinkedIn, Google Buzz, foursquare, dan laian-lain dapat mempermudah anda untuk berkomunikasi dan berinterkasi secara langsung. Situs-situs di jaringan internet pada masa sekarang ini secara berkala mem pop-up setiap minggu dengan harapan akan bisa menjadi seperti twitter sehingga dapat mengevaluasi satu per satu para relasi perusahaan. Sehungga dengan memperhatikan dan dapat menerapkan kritikan, saran, dan memperbaiki masalah-masalah yang disampaikan konsumen,akan membuat konsumen nyaman untuk berkomunikasi secara langsung.

·         Berkomunikasi secara berkala dengan konsumen. Tidak cukup dengan hanya mengajak berinteraksi atau berkomunikasi dengan para konsumen ataupun relasi perusahaan sekali dua kali, namun harus dilakukan secara berkala. Jagalah mereka agar tetap berkomunikasi sehingga dapat menyampaikan saran ataupun masalah secara langsung, sehingga mereka tidak akan bercerita akan kendala yang mereka hadapi kepada orang lain.

·         Lihat dan waspada dengan apa yang telah dilakukan oleh pesaing bisnis. Hal ini akan dapat membantu untuk menetapkan standard akan apa yang akan kita lakukan untuk dapat menjadi lebih baik daripada pesaing bisnis. Jangan sampai pesaing bisnis melakukan langkah yang lebih maju. Jika bisa, pelajari apa langkah-langkah yang telah dilakukan oleh para pesaing bisnis. Melalui penelitian dan evaluasi melalui kampanye para PR dalam mempromosikan produk, ataupun dari website dan blog mereka maka kekurangan yang ada pada pesaing bisnis dapat telihat. Sehingga kekurangan atau kesalahan pada pesaing bisnis akan dapat menjadi kelebihan dan nilai lebih pada perusahaan.

·         Melakukan penelitian. Hal ini adalah aspek yang harus dilakukan dalam tiap bisnis atau perusahaan. Dengan melakukan penelitian maka akan didapatkan pendekatan secara ilmu pengetahuan sehingga dapat meningkatkan kesempatan bisnis. Salah satu cara melakukan penelitian demi meningkatkan kualitas adalah dengan selalu aktif dalam melakukan komunikasi dengan konsumen yang salah satu caranya adalah dengan Public Relation online.

·         Lihat dan pelajari apa alat atau media yang digunakan oleh para pelaku industri yang berkecimpung pada bidang yang sama. Meskipun tidak diperlukan untuk menggunakan alat yang sama, namun dengan mengetahuui apa yang digunakan oleh mereka, maka akan dapat membantu untuk melakukan evaluasi secara internal. Cara mengevaluasi adalah dengan mencoba melakukan inovasi (setelah melakukan penelitian akan alat apa yang digunakan). Cobalah melakukan eksperimen dengan mempublikasikan dalam media internet. Para konsumen setia yang telah merasa ‘dekat’ dengan perusahaan dan produk anda akan memberikan evaluasi dengan memberikan penilaian, kritikan dan saran. Setelah anda mempelajari komentar-komentar para konsumen, dan memperbaiki kekurangannya barulah anda mempublikasikan melalui media yang lebih langsung seperti twitter ataupun facebook yang akan dilihat oleh lebih banyak konsumen.

Ada beberapa cara yang dapat dilakukan PR dalam rangka membangun relasi dengan khalayak dengan menggunakan media internet, yaitu :

1.         One-to-one communication

 Merupakan komunikasi antara satu individu dengan individu yang lain dengan cara face to face.

A.        E-mail

E-mail merupakan salah satu aplikasi yang banyak digunakan PR di internet.

E-mail merupakan media penyampaian pesan yang sangat efektif dan efisien karena dengan biaya yang sangat murah dan d      apat menjangkau khalayak pada level internasional.

Prinsip kerja e-mail persis dengan prinsip kerja surat yang dikirimkan melalui pos.

B.         Chat

Merupakan layanan percakapan online yang biasa digunakan oleh pengguna internet dengan internet lainnya melalui situs tertentu.

2.         One-to many communication

Merupakan komunikasi antara seorang komunikator dengan komunikan yang jumlahnya lebih dari satu atau yang sering disebut dengan kelompok.

A.        Mailing list

Mailing list merupakan sebuah forum diskusi di internet dengan menggunakan

e-mail.

Satu pesan yang dikirim oleh seseorang anggota akan diterima oleh semua anggota.

B.         Newsgroup

Newsgroup merupakan komunitas di dunia maya yang bersifat hirarki dan diusun berdasarkan kategori.

Biasanya katagori ini ditentukan oleh topik-topik yang dibahas dalam komunitas maya sepertu : sains, kesehatan, bisnis, olahraga, musik dan lain sebagainya.

Setiap pengunjung newsgroup dapat menjadi anggota dari newsgroup
tersebut apabila mereka sudah bergabung (subsribe) dengan newsgroup tersebut.

3.         Mass communication

merupakan kegiatan komunikasi yang dapat dilakukan oleh PR dengan menggunakan fasilitas yang disediakan oleh internet untuk menjangkau khalayak yang lebih besar (massa).

A.         WWW (World Wide Web)

WWW (World Wide Web) merupakan aplikasi yang paling menarik di internet. Informasi yang diletakan di WWW disebut homepage.

Setiap homepage mempunyai alamatnya sendiri. Informasi yang disajikan WWW bukan hanya berupa teks, tetapi juga berupa gam bar (image) bahkan multimedia.

B.         E-Newsletters

E-Newsletters sering disebut dengan e-Newsletters electronic (Ezine), yaitu majalah elektronik.

E-Newsletters merupakan media yang paling baru yang dapat digunakan oleh PR untuk membangun hubungan dengan khalayak, serta dapat digunakan untuk menginformasikan produk-produk baru yang dihasilkan oleh perusahaan atau institusi tempat PR bekerja.

Selain itu, informasi tentang perkembangan perusahaan dan informasi terbaru yang berhubungan dengan perusahaan dapat disampaikan melalui e-Newsletters

MENGUKUR EFEKTIVITAS KEGIATAN PUBLIC RELATION ONLINE

Cara yang tepat untuk mengetahui efektivitas program PR online adalah,

•          pertama, menghitung jumlah orang yang mengunjungi dan memberikan informasi rinci mengenai dirinya pada website tersebut. Dalam suatu promosi, PR officer harus mengintegrasikan berbagai media sebagai publisitas, misalnya untuk peluncuran website baru, dibuat iklan secara serial mulai beberapa hari sebelum peluncuran sampai pada hari peluncuran baik di media cetak maupun elektronik. Iklan ini dimaksudkan untuk menimbulkan rasa penasaran khayalak, sehingga pada hari peluncuran banyak sekali orang yang mengunjungi website tersebut. Website dibuat semenarik mungkin, sehingga orang merasa senang dan kagum dan mau memberikan informasi rinci mengenai dirinya pada website tersebut.

•          Kedua, laporan penjualan bulanan dari pengecer resmi. Kampanye PR yang diadakan sehubungan dengan kehadiran kegiatan PR online dapat mendatangkan para pelanggan baru walaupun situs tidak melakukan transaksi jual beli. Dalam situs, mereka dapat mengetahui semua yang mereka ketahui mengenai perusahaan tersebut dan produk yang dihasilkan. Dari situ pula mereka dapat menentukan apa yang ingin mereka beli. Walaupun perusahaan tidak menjual secara langsung, namun dari data yang mereka berikan, anda dapat memberikan informasi/ laporan dari para pengecer mengenai dimana pembeli mengetahui pengecer tersebut, dan berapa jumlah pasar yang pasti.

•          Ketiga, mengukur tingkah laku khayalak. Mengukur dampak dari kegiatan internet dapat dilihat dari perilaku khayalak. Perusahaan harus memfasilitasi situs mereka dengan segala informasi yang perlu diketahui oleh masyarakat. Dalam situs tersebut juga perlu diketahui oleh masyarakat. Dalam situs tersebut juga harus dilengkapi dengan informasi bagaimana dan saluran apa yang dapat dipakai pengunjung untuk menyampaikan umpan baliknya kepada perusahaan. Pengukuran dapat dilihat pada berapa banyak orang yang memberikan umpan balik melalui saluran-saluran yang disediakan.

•          Keempat, memantau liputan media. Beberapa studi kasus membuktikan bahwa penggunaan website untuk media relations dapat meningkatkan tingkatan liputan di media massa. Dengan membuka website dari perusahaan, wartawan bisa mendapatkan berita hanya dengan meng-copy dan mem-paste informasi yang ada di website atau dengan menggunakan software yang dapat men-download semua halaman website beserta link-nya untuk kemudian dijadikan berita. Jadi, salah satu cara yang dapat digunakan untuk mengukur berapa efektivitas kegiatan PR online adalah dengan memantau berapa banyak informasi dari website yang dijadikan berita di media massa.

•          Kelima, mamantau penambahan database. Sifat internet yang ‘one to one’ memungkinkan PR officer untuk mendapatkan informasi rinci tentang khayalak sasaran, yang tidak dapat diperoleh dari tatanan komunikasi lain yang konvensional